Der Urlaubsantrag liegt im E-Mail-Postfach, der Arbeitsvertrag im Aktenschrank und das Ende der Probezeit steht hoffentlich in der richtigen Excel-Liste. Solange nur wenige Menschen im Betrieb arbeiten, lässt sich die Personalverwaltung so noch überblicken. Mit jedem neuen Mitarbeiter wächst aber der Aufwand, alles aktuell zu halten. Eine Personalverwaltungssoftware führt Stammdaten, Dokumente und Abwesenheiten zusammen. Vieles können Beschäftigte darin selbst erledigen. Wir haben uns angesehen, welche Programme dafür infrage kommen, zu welchen Unternehmensgrößen sie passen und wie sie mit der Lohnabrechnung zusammenarbeiten. Gerade der letzte Punkt verdient bei der Auswahl mehr Aufmerksamkeit, als er oft bekommt.
Was zur Personalverwaltung gehört
Wer arbeitet bei euch, zu welchen Bedingungen und wie lange läuft der Vertrag noch? Diese Fragen muss jeder Betrieb beantworten können, ob mit fünf oder fünftausend Beschäftigten. In einer Software ist die digitale Personalakte der Ausgangspunkt dafür. Hier liegen Adresse, Bankverbindung sowie Steuer- und Sozialversicherungsangaben zusammen mit Verträgen, Nachträgen und Bescheinigungen. Auch wie sich Gehalt und Position im Laufe der Zeit verändert haben, lässt sich dort nachvollziehen.
Zur laufenden Arbeit gehört ebenso, Urlaubskonten zu führen, Krankmeldungen zu erfassen und Fristen im Blick zu behalten. Endet eine Probezeit oder läuft ein befristeter Vertrag aus, sollte das rechtzeitig auffallen. Hinzu kommen Freigaben, etwa für einen Urlaubsantrag. Damit ist schon ein guter Teil des Verwaltungsalltags abgedeckt. Für weitere Aufgaben bieten die Hersteller meist eigene Module an, die zum größeren Feld der HR Software gehören:
| Gehört zur Personalverwaltung | Meist eigenes Modul der HR-Suite |
|---|---|
| Digitale Personalakte mit Stammdaten und Dokumenten | Bewerbermanagement und Recruiting |
| Verträge, Vorlagen, digitale Unterschrift | Leistungsbeurteilung und Zielvereinbarungen |
| Urlaub und Abwesenheiten mit Freigaben | Weiterbildung und Seminarverwaltung |
| Fristen und Erinnerungen | Zeitwirtschaft und Schichtplanung (je nach Hersteller) |
| Self-Service für Beschäftigte und Führungskräfte | Lohnabrechnung (je nach Hersteller) |
| Übergabe der Daten an die Lohnabrechnung | Reisekosten |
Allerdings versteht nicht jeder Hersteller unter dem Grundpaket dasselbe. Bei den meisten sind Abwesenheiten bereits enthalten, bei anderen müsst ihr sie dazubuchen. In den Kurzvorstellungen haben wir deshalb jeweils unter „Personalverwaltung“ festgehalten, was dazugehört.
Der Vorteil gegenüber Excel und Papier zeigt sich oft bei unscheinbaren Aufgaben: Ein Dokument ist beim richtigen Mitarbeiter abgelegt, eine Erinnerung kommt vor Ablauf der Frist, und Gehaltsdaten sehen nur diejenigen, die sie sehen dürfen. Gerade wenn mehrere Personen dieselbe Tabelle bearbeiten, werden solche Regeln wichtig. Eine Datei, die alle öffnen können, ist für vertrauliche Personaldaten schnell ein Problem.
Mitarbeiterverwaltung: Was Beschäftigte selbst erledigen
Die Begriffe Mitarbeiterverwaltung und Personalverwaltung werden häufig gleichbedeutend verwendet. Für den Alltag lohnt sich dabei ein Blick auf die Beschäftigten selbst: Was können sie in der Software erledigen, ohne jedes Mal das Personalbüro anzuschreiben? Über den sogenannten Self-Service beantragen sie Urlaub, ändern ihre Adresse oder Bankverbindung, laden Gehaltsnachweise herunter und reichen Bescheinigungen ein. Führungskräfte sehen die Abwesenheiten ihres Teams und geben Anträge frei.
Wie viel davon möglich ist, hängt vom Programm ab. Bei easy hr können Beschäftigte ihre eigenen Dokumente über Portal und App aufrufen, Urlaub beantragen und Krankmeldungen einreichen. Bei REXX SYSTEMS lassen sich auch mehrere Genehmigungsstufen einrichten: Dann stimmt beispielsweise zunächst die Teamleitung zu, anschließend die Abteilungsleitung.
Für das Personalbüro bedeutet das weniger Rückfragen und weniger Abtippen. Beschäftigte müssen für ihre Unterlagen nicht erst auf eine Antwort warten. Voraussetzung ist allerdings, dass sie die Software im Alltag gut erreichen. In Produktion, Pflege oder Handwerk hat längst nicht jeder einen eigenen Bürorechner. Dort gehört die Frage nach App oder Terminal im Betrieb schon an den Anfang der Auswahl.
Worauf es bei der Auswahl ankommt
Wer die Lohnabrechnung macht
Eine neue Adresse, ein Eintritt, eine Gehaltserhöhung oder Krankheitstage: Was ihr in der Personalverwaltung erfasst, wird später für die monatliche Lohnabrechnung gebraucht. Deshalb lohnt es sich, vor dem Funktionsvergleich eine grundlegende Frage zu beantworten: Wer rechnet bei euch die Löhne ab, und soll das künftig so bleiben? Je nach Antwort braucht ihr etwas anderes:
Ihr rechnet selbst ab
Dann kommt ein Programm mit eigener Entgeltabrechnung infrage, das auch die Meldungen an Krankenkassen und Finanzamt übernimmt. Wenn Personalakte und Abrechnung dieselben Daten nutzen, müsst ihr Änderungen nicht an zwei Stellen nachtragen.
Der Steuerberater oder ein Lohnbüro rechnet ab
Hier kommt es auf die Vorbereitung und Übergabe der Daten an, häufig an DATEV. Ob die Übergabe im Paket enthalten ist, steht bei jedem Programm unter „Preis“. Mit eurer Kanzlei klärt ihr, ob sie die Daten in dieser Form verarbeiten kann.
Ihr habt schon ein Lohnprogramm
Dann muss die neue Personalverwaltung mit genau diesem Lohnprogramm zusammenarbeiten. Lasst euch die Übergabe vorführen: Welche Daten werden übertragen, und in welche Richtung? Die bloße Angabe „Schnittstelle vorhanden“ beantwortet das noch nicht.
An zwei Programmen lässt sich das gut nachvollziehen. Bei P&I LogaHR gehört die eigene Entgeltabrechnung samt Meldeverfahren zum selben Paket wie die Personalverwaltung. In HRworks bereitet ihr dagegen die Lohnbuchhaltung vor. Die eigentliche Abrechnung übernehmen externe Lohnexperten mit DATEV oder ADDISON.
Für welche Unternehmensgröße ein Programm gedacht ist
Zwischen einem Betrieb mit zwölf Beschäftigten und einer Unternehmensgruppe mit mehreren Gesellschaften und Tarifverträgen liegt mehr als eine unterschiedliche Zahl von Personalakten. Entsprechend verschieden sind die Programme in diesem Vergleich ausgerichtet. Eine Konzernplattform kann für einen kleinen Betrieb unnötig viel Einrichtung und Beratung mitbringen. Ein einfaches Cloud-Programm wiederum kann an Grenzen stoßen, wenn Standorte im Ausland, mehrere Gesellschaften oder ein eigener Lohnlauf dazukommen. Die meisten Hersteller nennen deshalb eine Unternehmensgröße, für die sie ihr Angebot vorsehen.
Schaut dabei auch auf die Mindestabnahme. P&I richtet LogaHR beispielsweise an Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden. Manche Cloud-Programme für kleinere Betriebe berechnen wiederum mindestens 10 bis 30 Nutzer, selbst wenn ihr weniger Beschäftigte habt. Zielgröße und Mindestabnahme sind also zwei verschiedene Fragen. Die jeweiligen Angaben findet ihr in den Kurzvorstellungen unter „Für wen“ und „Preis“.
Datenschutz und Hosting der Personalakte
Gehalt, Krankheitstage, Abmahnungen sowie Steuer- und Sozialversicherungsangaben: In Personalakten liegen besonders vertrauliche Informationen. Entsprechend genau solltet ihr prüfen, wo der Anbieter sie speichert, ob er einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO anbietet und wie sich die Zugriffsrechte vergeben lassen. Eine Führungskraft soll etwa die Abwesenheiten ihres Teams sehen können, ohne dadurch auch Zugriff auf die Gehälter zu erhalten. Den angegebenen Speicherort findet ihr bei jedem Programm unter „Betrieb“.
Wie ausführlich die Hersteller ihr Hosting beschreiben, fällt unterschiedlich aus. P&I nennt beispielsweise eine eigene Instanz je Kunde im firmeneigenen Rechenzentrum in Deutschland. Möchtet ihr die Personalakte auf eigenen Servern führen, also On-Premises, bieten unter anderem easy hr und REXX SYSTEMS diese Möglichkeit.
Betriebsrat früh einbinden
Wenn es bei euch einen Betriebsrat gibt, gehört er früh mit an den Tisch. § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG sieht Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen vor, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Darunter kann auch eine Personalverwaltung fallen, die Abwesenheiten erfasst und auswertet. Erst nach der Vertragsunterschrift darüber zu sprechen, kann die Einführung verzögern. Eine Betriebsvereinbarung sollte festhalten, welche Daten ihr erfasst und wofür ihr sie auswertet. Achtet bei der Vorführung darauf, ob sich diese Vorgaben in der Software umsetzen lassen, etwa indem bestimmte Auswertungen nur ausgewählten Personen zugänglich sind.
Einführung und Übernahme der alten Akten
Bei der Umstellung kostet häufig das Aufräumen der bisherigen Daten die meiste Arbeit. Stammdaten lassen sich oft aus einer Tabelle oder dem Lohnprogramm importieren. Bei Papierakten müssen dagegen Dokumente gescannt und passend zugeordnet werden. REXX SYSTEMS kann gescannte Akten beispielsweise per Texterkennung in durchsuchbare PDFs umwandeln und mit Metadaten versehen. Ob der Hersteller die Einrichtung gesondert berechnet, steht im jeweiligen Steckbrief unter „Preis“.
Auch bei neuen Verträgen lohnt ein genauer Blick darauf, was sich digital erledigen lässt. Nach § 2 Nachweisgesetz dürfen Arbeitgeber die wesentlichen Vertragsbedingungen in Textform elektronisch übermitteln, wenn Beschäftigte das Dokument speichern und ausdrucken können und der Arbeitgeber sie um einen Empfangsnachweis bittet. Für Branchen, die das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz besonders erfasst, etwa Bau und Gastronomie, bleibt es bei der Papierform. Die Befristung eines Arbeitsvertrags erfordert nach § 14 Abs. 4 Teilzeit- und Befristungsgesetz ohnehin die Schriftform. Vorlagen und digitale Signaturen erleichtern die Arbeit mit Verträgen also erheblich; welche Form erforderlich ist, müsst ihr trotzdem im Einzelfall beachten.
Personalverwaltung für kleine Betriebe und kostenlose Angebote
Im kleinen Betrieb erledigt die Personalverwaltung häufig jemand neben der eigentlichen Arbeit: die Inhaberin, der Büroleiter oder eine Mitarbeiterin aus der Buchhaltung. Wenn der Steuerberater die Löhne abrechnet, kann ein Cloud-Programm mit Personalakte, Urlaubsanträgen und Datenübergabe an die Kanzlei gut passen. Viele dieser Angebote werden pro Kopf berechnet. Sprecht vor der Auswahl mit der Kanzlei darüber, welches Lohnprogramm sie nutzt und wie sie die Daten erhalten möchte. Arbeitet sie mit DATEV, ist DATEV Personal eine naheliegende Möglichkeit: Es wird über die Kanzlei bestellt und ist direkt an deren Lohnprogramm angebunden. Eine Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung ist dort allerdings noch in Arbeit. Wenn ihr diese bereits braucht, kommen andere Programme mit DATEV-Übergabe infrage.
Ein dauerhaft kostenloses Angebot haben wir unter den verglichenen Programmen nicht gefunden. Zum Ausprobieren gibt es aber mehrere Möglichkeiten: Sage HR lässt sich 30 Tage ohne Zahlungsdaten testen, HRlab 28 Tage ohne Kreditkarte und HoorayHR 14 Tage. Für die spätere Rechnung ist bei kleinen Teams vor allem die Mindestabnahme entscheidend. Ein Betrieb mit acht Beschäftigten bezahlt bei mindestens 30 berechneten Nutzern jeden Monat 22 Zugänge mit, die niemand verwendet.
Was Personalverwaltungssoftware kostet
Bei fast allen Programmen gehören Personalakte und Stammdaten zum Grundpaket. Eine Ausnahme ist die Sage HR Suite, bei der die Personalakte als Modul zur Personalabrechnung hinzukommt. Soweit Preise veröffentlicht sind, rechnen die Hersteller fast immer pro Kopf und Monat ab. Achtet darauf, ob damit jeder Mitarbeiter oder jeder Nutzer mit Zugang gemeint ist: Bekommen alle Beschäftigten einen Self-Service-Zugang, ergibt sich dieselbe Zahl. Benötigt in Produktion oder Lager nur ein Teil der Belegschaft einen eigenen Zugang, kann die Unterscheidung die Rechnung verändern. Die veröffentlichten Einstiegspreise eigenständiger Programme reichen von 4,50 € bis 20 € pro Kopf und Monat. Beim Angebot am oberen Ende ist die Lohnabrechnung bereits enthalten. DATEV Personal hat eine andere Ausgangslage: Als Ergänzung zur Lohnabrechnung der Kanzlei kostet es 0,40 € zzgl. MwSt. je abgerechnetem Arbeitnehmer und setzt DATEV Unternehmen online voraus. Gut die Hälfte der Hersteller veröffentlicht keine Preise, sondern kalkuliert nach Unternehmensgröße und gewünschten Modulen.
Um Angebote vergleichen zu können, braucht ihr deshalb mehr als den Monatspreis pro Kopf. Diese Punkte gehören mit in die Rechnung:
| Kostenpunkt | Worauf ihr achten solltet |
|---|---|
| Mindestabnahme | Manche Programme berechnen mindestens 10, 20 oder 30 Nutzer, die Sage HR Suite verkauft Pakete zu je 25 Mitarbeitenden. |
| Laufzeit | Die Spanne reicht von monatlich kündbar bis zu mehrjährigen Verträgen; bei jährlicher Zahlung ist der Monatspreis oft niedriger. |
| Einrichtung | Manche Hersteller berechnen die Einrichtung einmalig, mal nach Unternehmensgröße, mal nur für einzelne Teile wie die DATEV-Anbindung. |
| Lohnanbindung | Die Übergabe an DATEV ist je nach Programm im Grundpaket, erst ab einem größeren Tarif oder gegen Aufpreis enthalten. |
| Abwesenheiten und Zeiterfassung | Bei einigen Programmen gehören sie zur Personalverwaltung, bei anderen sind sie ein Zusatzmodul mit eigenem Preis pro Kopf. |
Gerade bei den benötigten Zusatzfunktionen lohnt sich das Nachrechnen. Bei Kenjo gibt es den DATEV-Export erst im Plan Growth; für die Einrichtung der Schnittstelle fallen einmalig 600 € an. HRlab enthält die DATEV-Schnittstelle schon im Grundpaket, berechnet Abwesenheiten aber als Zusatzmodul. Was das jeweilige Programm kostet, steht in den Kurzvorstellungen.
Stand der Angaben: November 2026, nach den Preisseiten der Hersteller.
Personalverwaltungssoftware im Überblick
Die folgenden Programme sind alphabetisch geordnet. Damit ihr sie leichter vergleichen könnt, nennen wir bei jedem dieselben Punkte: Zielgruppe, Personalverwaltung, Lohnabrechnung, Betrieb und Preis. Grundlage sind die Hersteller-Websites und unsere Interviews. Angaben aus den Interviews geben wir als Herstellerangaben wieder. Stand der Zusammenstellung ist November 2026.
Abacus Umantis
Abacus Umantis bietet für die deutsche Lohnabrechnung zwei Wege: einen Abrechnungsservice oder die Anbindung an DATEV. Hinter dem Angebot steht die Abacus Umantis AG aus St. Gallen, eine Tochter der Abacus Research AG. In Deutschland wird die Software über die Abacus Umantis GmbH in München angeboten.
Für wen: Mittelstand in Deutschland, Österreich und der Schweiz; Paket SmartKMU für 100 bis 500, Paket Flex ab 300 Mitarbeitenden.
Personalverwaltung: Basismodul HR-Core mit Personal- und Stellenstammdaten, deren Änderungen nachvollziehbar bleiben, Organisationsstruktur, Rollenrechten, Workflows und Self Services; dazu die digitale Personalakte mit Zugriffsprotokoll und konfigurierbaren Löschfristen. Abwesenheiten laufen über das Modul Zeitwirtschaft.
Lohnabrechnung: Lohnservice DE (Abacus organisiert die Abrechnung über zertifizierte Dienstleister) oder DATEV-Schnittstelle für den Datenaustausch in beide Richtungen für LODAS und Lohn und Gehalt, verfügbar für V3 Hosted ab Version 2026. Eine eigene Lohnabrechnung ist für die Schweiz ausgewiesen.
Betrieb: Cloud, Rechenzentren von NTT in Frankfurt und Zürich, ISO 27001.
Preis: Nicht veröffentlicht; Angebot nach Demo bzw. Gespräch.
Gut zu wissen: Im Portal MyAbacus beantragen Beschäftigte Abwesenheiten und sehen ihre Salden und Dokumente.
DATEV Personal
Wenn eure Steuerkanzlei die Löhne mit DATEV abrechnet, ist DATEV Personal auf diese Zusammenarbeit zugeschnitten. Ihr pflegt Personalakte und Stammdaten im Betrieb, die Kanzlei übernimmt die Daten direkt in ihr Lohnprogramm. Die Cloud-Lösung stammt von der DATEV eG aus Nürnberg.
Für wen: Unternehmen, deren Lohnabrechnung eine Steuerkanzlei mit DATEV erledigt.
Personalverwaltung: Personalakte, Ändern und Ergänzen von Stammdaten, Erfassen variabler Monatsdaten, Zugriffsrechte auf Personalnummernebene. Arbeitsverträge und Bescheinigungen gehen digital an die Kanzlei; ein Kalendarium für An- und Abwesenheiten ist als weitere Funktion in Arbeit.
Lohnabrechnung: Import in die DATEV-Lohnprogramme LODAS oder Lohn und Gehalt der Kanzlei. Elektronische Krankmeldungen (eAU) lassen sich abrufen und Sofortmeldungen auslösen.
Betrieb: DATEV-Cloud mit revisionssicherer Archivierung, Rechenzentrum in Deutschland.
Preis: 0,40 € monatlich je abgerechnetem Arbeitnehmer zzgl. MwSt. Voraussetzung ist DATEV Unternehmen online, bestellt wird über die Kanzlei.
Gut zu wissen: Für Betriebe, die selbst mit DATEV abrechnen, gibt es das Personal-Managementsystem classic.
easy hr
Bei easy hr steht die digitale Personalakte im Mittelpunkt. Die EASY SOFTWARE AG aus Essen lässt euch dabei die Wahl, ob ihr sie in der Cloud, auf eigenen Servern oder hybrid betreiben wollt. Wer bereits SAP nutzt, kann die Personalakte über zertifizierte Add-ons direkt im SAP-System verwenden.
Für wen: Mittelständische und große Unternehmen.
Personalverwaltung: Die Struktur der Personalakte lässt sich erweitern. Dazu kommen Berechtigungen, Fristenerinnerungen, revisionssichere Archivierung, Löschkonzepte und ein Audit-Trail, der Vorgänge protokolliert. Beschäftigte rufen Dokumente ab, stellen Urlaubsanträge und reichen Krankmeldungen per Portal oder App ein.
Lohnabrechnung: Datenaustausch mit Lohn- und Gehaltsprogrammen über Schnittstellen; Zu den konkret angebundenen Lohnprogrammen liegt keine Angabe vor.
Betrieb: Cloud, On-Premises oder hybrides Modell.
Preis: Nicht veröffentlicht; individuell nach Funktionsumfang, Nutzerzahl und Betriebsmodell.
Gut zu wissen: Vorhandene Zeiterfassungsprogramme werden über Schnittstellen angebunden. Daten aus PDF- und Word-Dateien lassen sich per KI auslesen.
Factorial
Bei Factorial bereitet ihr die Lohnabrechnung vor, während die eigentliche Abrechnung extern bleibt. Stamm- und Bewegungsdaten werden in beide Richtungen mit DATEV abgeglichen. Anbieter ist die FACTORIAL GmbH in München.
Für wen: Kleine und mittlere Unternehmen bis Großunternehmen.
Personalverwaltung: Factorial Core gehört zu jedem Paket und enthält Mitarbeiterverzeichnis, On- und Offboarding-Vorlagen, elektronische Signatur, Automatisierungen und Berechtigungen. Dokumente liegen mit Zeitstempeln revisionssicher in der Personalakte; Abwesenheiten laufen über das eigene Produkt „Time“.
Lohnabrechnung: DATEV-Integration für LODAS und Lohn und Gehalt, für andere Lohnsysteme wie Sage, ADDISON, ADP Paisy oder Agenda strukturierte Exportdateien.
Betrieb: Cloud, Kundendaten bei AWS in Frankfurt.
Preis: Ab 8 € je User und Monat zzgl. MwSt., individuelles Angebot nach Modulwahl; jederzeit kündbar.
Gut zu wissen: Elektronische Krankmeldungen ruft Factorial über die DATEV-Anbindung automatisch ab und meldet Statusänderungen.
Haufe People Operations
Mit Haufe People Operations führt die Haufe-Lexware GmbH & Co. KG aus Freiburg Personal-, Workforce- und Dokumentenmanagement in einer Cloud-Suite zusammen. Software und Daten werden in Deutschland gehostet. Falls ihr zunächst nur die digitale Personalakte benötigt, könnt ihr diese auch als eigenes Produkt nutzen.
Für wen: Kleine bis große Unternehmen, mit expliziter Ausrichtung auch auf den öffentlichen Dienst; zur Größe in Mitarbeitenden liegt keine Angabe vor.
Personalverwaltung: Digitale Personalakte, Dokumentengenerierung, Vertragserstellung, Mitarbeiterportal, HR-Ticket-System sowie Rollen und Rechte; Stammdaten samt Qualifikationen und Sachmitteln. Abwesenheiten laufen im Workforce-Management, Änderungen und Genehmigungen über Self Service und Workflows.
Lohnabrechnung: Schnittstellen zu HR- und Lohnprogrammen anderer Hersteller, darunter DATEV und SAP HCM. Lohn- und Gehaltsabrechnungen lassen sich online an Beschäftigte verteilen.
Betrieb: SaaS im Browser, Software und Daten in Deutschland gehostet.
Preis: Nicht veröffentlicht; berechnet nach Mitarbeiteranzahl.
Gut zu wissen: Beschäftigte erhalten ein elektronisches Schließfach mit 10 GB, etwa für Entgeltabrechnungen.
HiBob
Für international wachsende Unternehmen ist HiBob mit seiner Plattform Bob ausgelegt. Bei der Lohnabrechnung kommt es auf das Land an: Für Großbritannien und die USA gibt es eine eigene Abrechnung. In Deutschland übergibt Bob seit Januar 2026 die Personaldaten an DATEV LODAS. Vertragspartei ist die Hi Bob Limited; ein Büro befindet sich in Berlin.
Für wen: Unternehmen aller Größen, vom Start-up bis zum Großunternehmen, mit Schwerpunkt auf internationalen Teams.
Personalverwaltung: Im Grundmodul Core: Datenbank für Mitarbeitende, Dokumentenmanagement mit digitaler Signatur, Abwesenheiten, Workflows für Ein- und Austritte, Self-Service, Auswertungen und App. Talent, Recruiting oder Vergütung kommen als Module dazu.
Lohnabrechnung: In Deutschland vorbereitend, mit Übergabe an DATEV LODAS; abgerechnet wird in DATEV, etwa in der Kanzlei.
Betrieb: Cloud bei AWS, Hauptrechenzentrum in Irland, Backup in Deutschland, ISO 27001.
Preis: Nicht veröffentlicht; individuelles Angebot nach Unternehmensgröße und Modulen.
Gut zu wissen: Für Tests lässt sich eine eigene Testumgebung (Sandbox) buchen.
HoorayHR
HoorayHR stammt von der Hooray B.V. aus Utrecht, berücksichtigt aber deutsches Recht, etwa bei Aufbewahrungsfristen und Urlaubsregelungen. Die Personalverwaltung ist im Paket Core enthalten. Für die Lohnabrechnung werden die Daten per Schnittstelle an DATEV übergeben.
Für wen: Kleine und mittlere Unternehmen.
Personalverwaltung: Digitale Personalakte mit eigenen Zusatzfeldern, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, On- und Offboarding-Workflows, Dokumente erstellen und digital unterschreiben, Vertragsverwaltung, die auch anstehende Verlängerungen im Blick hält. Über die Self-Service-App stellen Beschäftigte etwa Urlaubsanträge.
Lohnabrechnung: DATEV-Schnittstelle für Datenabgleich und Lohnimport.
Betrieb: Cloud, Daten auf ISO-27001-zertifizierten Servern in der EU.
Preis: Core 7,50 € je User und Monat zzgl. MwSt., mindestens 10 User; Plus 9,25 €. Es fallen keine Einrichtungskosten an; der Vertrag ist monatlich kündbar. Die ersten 14 Tage sind kostenlos.
Gut zu wissen: Die Einrichtung wird begleitet. Zeiterfassung und die Verwaltung mehrerer Gesellschaften gibt es als Add-on.
HRlab
Bei HRlab lohnt sich ein Blick darauf, welche Aufgaben ihr abdecken wollt: Die Schnittstellen zu DATEV LODAS, DATEV Lohn und Gehalt sowie Addison sind ohne Aufpreis im Grundpaket enthalten. Für Abwesenheiten und Zeiterfassung braucht ihr dagegen ein Zusatzmodul. Hinter der Software steht die HRlab GmbH aus Berlin.
Für wen: Kleine und mittlere Unternehmen mit bis zu 2.000 Mitarbeitenden, mit expliziter Ausrichtung etwa auf Soziales, Gesundheitswesen und Handwerk.
Personalverwaltung: Paket Core: digitale Personalakte mit Stammdaten, Entgelthistorie und Qualifikationen, Dokumentablage mit eigener Ordnerstruktur, Vorlagen und digitaler Signatur, Workflows und Self-Service. Urlaub, Krankheit samt Abruf der elektronischen Krankmeldung und Zeiterfassung gibt es im Add-on „Time & Absence“.
Lohnabrechnung: Vorbereitend, Übergabe von Stamm- und Bewegungsdaten an DATEV oder Addison, Export als Excel oder CSV für andere Lohnprogramme.
Betrieb: Nur Cloud, gespeichert in Rechenzentren des Hosting-Dienstleisters ID.KOM in Kempten und Berlin.
Preis: Core 6,00 € je Nutzer und Monat bei jährlicher, 7,60 € bei monatlicher Zahlung, jeweils zzgl. MwSt.; Add-ons ab 2,00 € je Nutzer und Monat. Mindestens 30 Nutzer, monatlich kündbar oder mit Laufzeit von ein oder zwei Jahren.
Gut zu wissen: 28 Tage kostenlos testbar ohne Kreditkarte; Support, Wartung und Monitoring sind im Preis enthalten.
HRworks
HRworks der HRworks GmbH aus Freiburg fasst Personalverwaltung, vorbereitende Lohnbuchhaltung, Zeiterfassung und Reisekosten im Paket HR WORKS zusammen. Die Lohndaten werden dort vorbereitet. Abrechnung und Meldungen an Versicherungsträger und Finanzämter erledigen externe Lohnexperten mit DATEV oder ADDISON.
Für wen: Kleine und mittlere Unternehmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz.
Personalverwaltung: Digitale Personalakte mit Arbeitsverträgen und Sozialversicherungsunterlagen, Rollen- und Berechtigungskonzept, Fristenerinnerungen, Dokumentvorlagen und E-Signatur. Stammdaten passen Beschäftigte per Employee Self Service selbst an; Abwesenheiten und Onboarding sind abgedeckt.
Lohnabrechnung: Vorbereitende Lohnbuchhaltung mit Schnittstellen zu DATEV und ADDISON.
Betrieb: Cloud bei AWS, Serverstandort Dublin (Irland), ISO/IEC 27001.
Preis: Nicht veröffentlicht; berechnet werden mindestens 20 Nutzer, ohne Mindestlaufzeit.
Gut zu wissen: Neue Mitarbeitende können Richtlinien und Vertraulichkeitserklärungen schon vor dem ersten Arbeitstag digital bestätigen.
Kenjo
Kenjo der Kenjo GmbH aus Berlin spricht besonders Betriebe mit mobilen oder schichtarbeitenden Teams an. Für die Personalverwaltung reicht der Einstiegsplan Starter. Soll auch der DATEV-Export dazugehören, braucht ihr mindestens den Plan Growth.
Für wen: Kleine und mittlere Unternehmen mit mobilen Teams.
Personalverwaltung: Digitale Personalakte mit gegliederten Stammdaten, fein einstellbaren Berechtigungen, Verträgen und Gehaltsabrechnungen im jeweiligen Mitarbeiterprofil, Vorlagen und digitaler Unterschrift. Beschäftigte aktualisieren ihre Stammdaten selbst, die Personalabteilung genehmigt die Änderungen. Urlaub und andere Abwesenheiten lassen sich ebenfalls verwalten.
Lohnabrechnung: Vorbereitend, mit Übergabe an DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt (ab Growth, Einrichtung der DATEV-Integration einmalig 600 €) oder Export als Excel/CSV.
Betrieb: Cloud, Infrastruktur ausschließlich in Frankfurt am Main.
Preis: Starter 6,00 € je Mitarbeiter und Monat bei monatlicher, 5,40 € bei jährlicher Zahlung; Growth 10,00 € bzw. 9,00 €. Zu netto oder brutto liegt keine Angabe vor.
Gut zu wissen: Mit der DATEV-Anbindung ruft Kenjo die elektronische Krankmeldung ab.
P&I LogaHR
Bei P&I LogaHR gehören Personalverwaltung und eigene Entgeltabrechnung einschließlich der Meldeverfahren zu einem Paket. Die Plattform der P&I Personal & Informatik AG aus Wiesbaden setzt bei Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden an.
Für wen: Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden bis zu Konzernen mit mehr als 100.000, u. a. öffentlicher Sektor, Gesundheits- und Sozialwesen.
Personalverwaltung: Digitale Personalakte, Dokumentenmanagement, On- und Offboarding, Self Services für Beschäftigte und Führungskräfte. Dokumentversionen und Vorgänge bleiben nachvollziehbar, Zugriffsrechte richten sich nach der jeweiligen Rolle. Urlaubs- und Überstundensalden werden automatisch berechnet.
Lohnabrechnung: Integrierte Entgeltabrechnung mit Abbildung aller relevanten Meldeverfahren; u. a. auch für Österreich, die Schweiz und die Niederlande.
Betrieb: Cloud, mit einer eigenen Instanz je Kunde im P&I-eigenen Rechenzentrum in Deutschland.
Preis: Ab 20 € je Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt., Entgeltabrechnung und Zeitwirtschaft im Paket. Die Mindestlaufzeit beträgt 36 Monate.
Gut zu wissen: Die Personalakte lässt sich zentral oder dezentral führen.
Personio
Personio führt die Personalverwaltung in seinen Core-Plänen. Für die Lohnabrechnung bietet die Personio SE & Co. KG aus München zusätzlich Personio Payroll an. Diese integrierte Abrechnung lässt sich nur zusammen mit einem HR-Abo buchen.
Für wen: Unternehmen mit 10 bis 10.000 Mitarbeitenden.
Personalverwaltung: Im Plan Core: digitale Personalakte, Mitarbeitendenprofile mit Organigramm, Dokumentenmanagement, Abwesenheitsverwaltung, Genehmigungs- sowie On- und Offboarding-Workflows, rollenbasierte Zugriffe, Self-Service und App. E-Signatur-Workflows sind in Core für 8 % der Beschäftigten enthalten.
Lohnabrechnung: Vorbereitende Lohnbuchhaltung in allen Core-Plänen, dazu Personio Payroll oder die DATEV-Integration.
Betrieb: Cloud, Datenspeicherung in Europa, ISO 27001.
Preis: Nicht veröffentlicht; Pro-Kopf-Preis, Jahresabo mit 12 Monaten Mindestlaufzeit und einmalige Einrichtungsgebühr je nach Unternehmensgröße.
Gut zu wissen: Wenn ihr mehrere Gesellschaften verwaltet, ist der Tarif entscheidend: Core umfasst eine Gesellschaft, Core Pro unbegrenzt viele.
REXX SYSTEMS
Wer zwischen Cloud und eigenen Servern wählen möchte, findet bei REXX SYSTEMS beide Betriebsmodelle. Die Rexx Suite der Rexx Systems GmbH aus Hamburg ist modular aufgebaut: Ihr beginnt mit dem Personalmanagement samt Personalakte und ergänzt die benötigten Bausteine.
Für wen: Mittelständische Unternehmen und große Organisationen mit bis zu 50.000 Mitarbeitenden.
Personalverwaltung: Digitale Personalakte mit Stamm-, Vertrags- und Abwesenheitsdaten, nachvollziehbarer Änderungshistorie, revisionssicherer Archivierung sowie der Steuerung von Fristen und Abläufen; dazu Self Service und digitale Signatur. Die Urlaubsverwaltung ist ein optionales Modul.
Lohnabrechnung: Standard-Schnittstellen zu DATEV, ADP/Paisy und SAP; vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung als optionales Modul.
Betrieb: Rexx-eigene Cloud mit Servern in Deutschland und der Schweiz oder On-Premise.
Preis: Nicht veröffentlicht, individuelle Kalkulation; abgerechnet wird meist je Nutzer und Monat, die Einrichtung separat. Einstiegspakete für kleinere Unternehmen enthalten 32 Beratungs- und 8 Schulungsstunden.
Gut zu wissen: Papierakten werden per OCR-gestütztem Scan in PDF umgewandelt, für die Suche erschlossen und mit Metadaten versehen.
Sage HR und Sage HR Suite
Bei Sage solltet ihr zunächst die beiden Produkte auseinanderhalten. Sage HR deckt die Personalverwaltung in der Cloud ab. Die Sage HR Suite bringt dagegen eine integrierte Personalabrechnung mit und lässt sich lokal oder in der Cloud betreiben. Anbieter beider Produkte ist die Sage GmbH aus Frankfurt am Main.
Für wen: Sage HR für 1 bis 250 Mitarbeitende, Sage HR Suite ab 50 Mitarbeitenden.
Personalverwaltung: Sage HR Basis enthält Abwesenheitsmanagement mit Self-Service, digitale Mitarbeiterakte, interaktive Organigramme und Smartphone-App. Die Personalabrechnung der HR Suite lässt sich um Module wie digitale Personalakte und Mitarbeiterportal ergänzen.
Lohnabrechnung: Sage HR ergänzt ihr mit der Online-Lohnabrechnung von Sage; in der HR Suite ist die Personalabrechnung integriert.
Betrieb: Sage HR als Cloud-Software, die HR Suite lokal installiert oder als Cloud-Variante.
Preis: Sage HR Basis 4,50 € je Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt., Kündigungsfrist ein Monat. HR Suite: Personalabrechnung ab 39 € im Monat zzgl. MwSt., in 25er-Mitarbeiterpaketen, 12 Monate Mindestlaufzeit.
Gut zu wissen: Sage HR lässt sich 30 Tage kostenlos testen, ohne Zahlungsdaten.
Workday HCM
Workday HCM verbindet HR, Entgeltabrechnung und Finanzen in einer Cloud-Plattform. Für mittelständische Unternehmen bietet die Workday Limited aus Dublin das Paket Workday GO an. Einzelne Bereiche können auch separat abonniert werden.
Für wen: Mittelstand bis Großunternehmen; zur Größe in Mitarbeitenden liegt keine Angabe vor.
Personalverwaltung: Der HR-Kern Workday Human Resource Management führt Personaldaten und HR-Prozesse zusammen. Beschäftigte stellen Anfragen per Self-Service, Die Software führt u. a. durch die Abläufe beim Onboarding, bei Tätigkeitswechseln und bei Abwesenheiten.
Lohnabrechnung: Integriert über Workday Payroll provided by Strada, u. a. für Deutschland, Österreich und die Schweiz; für DATEV LODAS und Lohn und Gehalt der von DATEV geprüfte DATEV Connector by SHAPEiN.
Betrieb: Cloud, optional EU Sovereign Cloud mit HR- und Finanzdaten innerhalb der EU.
Preis: Nicht veröffentlicht; Pakete auf Anfrage.
Gut zu wissen: Workday GO ist auf einen Start in 60 Geschäftstagen ausgelegt.
Zalaris PeopleHub
Bei Zalaris PeopleHub entscheidet ihr auch, wie viel Verwaltungsarbeit im eigenen Haus bleiben soll. Ihr könnt die Personalverwaltung (Core HR) selbst betreuen oder Aufgaben bis hin zur Stammdatenpflege an Zalaris abgeben. Die eigene Payroll ist direkt an lokale Behörden angebunden. Anbieter ist die Zalaris Deutschland GmbH aus Hagen.
Für wen: Mittelstand bis internationaler Konzern, vor allem bei länderübergreifender Payroll und komplexen Tarif- und Zeitmodellen.
Personalverwaltung: Core HR mit Mitarbeitendendaten und -akten, Self-Service, Erfassung von Urlaub und anderen Abwesenheiten, elektronischen Formularen (eForms), Dokumentenmanagement mit E-Signatur, On- und Offboarding-Workflows und Rollenrechten und Protokollen zur Nachverfolgung von Vorgängen (Audit-Logs).
Lohnabrechnung: Integrierte Payroll; zusätzlich Schnittstellen zu externen Lohnprogrammen wie DATEV.
Betrieb: Cloud, gehostet in der EU, mit Wahl des Speicherlands und hybriden Modellen.
Preis: Nicht veröffentlicht, individuelles Angebot.
Gut zu wissen: Aufbewahrungs- und Löschfristen lassen sich einstellen; über ein Alumni-Portal erreichen ehemalige Beschäftigte weiter ihre Unterlagen.
Über diese Auswahl hinaus gibt es weitere HR-Programme mit Personalverwaltung. Manche setzen ihren Schwerpunkt beispielsweise auf die Lohnabrechnung im öffentlichen Dienst oder auf Konzernstrukturen. Ihr findet sie in unserem großen Personalsoftware-Vergleich.
Häufige Fragen zur Personalverwaltungssoftware
Was ist der Unterschied zwischen Personalverwaltung und Personalmanagement?
Zur Personalverwaltung gehört die laufende administrative Arbeit: Akten und Stammdaten pflegen, Verträge und Abwesenheiten verwalten und Daten für die Lohnabrechnung bereitstellen. Personalmanagement umfasst darüber hinaus auch Recruiting, Personalentwicklung und Planung. Die Abgrenzung findet ihr in der Tabelle unter Was zur Personalverwaltung gehört.
Welche Alternative gibt es zu DATEV?
Das hängt davon ab, welchen Teil ihr ersetzen möchtet. Ihr könnt die Personalverwaltung in einem anderen Programm führen und die Lohnabrechnung weiterhin mit DATEV erledigen lassen. Die meisten Programme in diesem Vergleich übergeben dafür Daten an DATEV LODAS oder Lohn und Gehalt. Möchtet ihr die Abrechnung selbst ins Haus holen, kommt ein Programm mit eigener Entgeltabrechnung infrage. Die verschiedenen Wege erklären wir unter Wer die Lohnabrechnung macht.
Fazit
Bei der Auswahl entscheidet sich viel daran, wie die Personalverwaltung mit eurer Lohnabrechnung zusammenarbeitet. Klärt zuerst, wer die Löhne künftig abrechnen soll. Vergleicht anschließend die Programme, die diesen Weg unterstützen. Für einen kleinen Betrieb mit externer Kanzlei sind eine verlässliche Datenübergabe und eine passende Mindestabnahme besonders wichtig. Bei mehreren hundert Beschäftigten und einem eigenen Lohnbüro spricht viel für ein System, in dem Personalakte und Abrechnung auf denselben Daten beruhen. Bezieht außerdem Einrichtung, Zusatzmodule und Laufzeit in die Rechnung ein. Eine Software erleichtert euch die Arbeit nur dann, wenn die erfassten Daten auch dort ankommen, wo sie weiterverarbeitet werden.
Wenn ihr noch eingrenzen möchtet, welche Programme passen könnten, hilft euch unser Schnell-Check: Nach vier Fragen erhaltet ihr Vorschläge für euer Unternehmen. Sucht ihr zusätzlich Funktionen wie Recruiting oder Zeitwirtschaft, könnt ihr im Vergleich von HR Software weiterschauen.