PeopleHub als HR Software? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit PeopleHub

Wir haben die Zalaris Deutschland GmbH über die ihre HR-Software PeopleHub ausgefragt.

Die Antworten von Zalaris Deutschland GmbH sind in rot markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre HR-Software in 3 Sätzen.

Zalaris PeopleHub ist eine cloudbasierte HR- und Payroll-Software, die Core HR, Payroll, Zeitwirtschaft, Reisekosten, Talentmanagement und HR-Analytics auf einer Plattform vereint. Die HR-Software ist DSGVO-nativ entwickelt, wird in der EU gehostet und unterstützt Entgeltabrechnung und Payroll-Compliance in über 150 Ländern. Auf Wunsch übernimmt Zalaris auch den Betrieb als Managed Service – Software und HR-Expertise kommen aus einer Hand.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

Vier Punkte unterscheiden PeopleHub von vergleichbaren HR- und Payroll-Lösungen:

• • • European-First-Design. Die HR-Software entstand aus europäischer Compliance-Expertise und einer DSGVO-nativen Datenarchitektur – nicht als nachträglich internationalisiertes Produkt eines Heimatmarkts. Länderspezifische Tarifverträge, komplexe Zeitmodelle und lokale gesetzliche Anforderungen sind im Standard abgebildet, ohne Customizing. Zalaris sieht hier einen Vorteil gegenüber vergleichbaren Produkten, bei denen europäische Sonderfälle typischerweise über kostenpflichtige Erweiterungen gelöst werden.
    • Software und Services aus einer Hand. Zalaris liefert die Plattform und übernimmt auf Wunsch die HR- und Payroll-Administration als Business Process as a Service (BPaaS) oder Payroll Outsourcing (BPO). Compliance-Updates verantwortet Zalaris, nicht das interne Team des Kunden.
    • Enterprise-Reife ab Tag eins. Vorkonfigurierte Ländervorlagen und eine über 300 Implementierungen verfeinerte Methodik verkürzen die Einführung. Typischer Enterprise-Go-live: 10 bis 20 Wochen.
    • KI im Personalwesen und Microsoft-Integration. Der KI-HR-Assistent Zally beantwortet Mitarbeitendenanfragen rund um die Uhr. Zeiterfassung und Zally laufen direkt in Microsoft Teams, ergänzt um eine Copilot-Anbindung.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

PeopleHub ist bewusst nicht für jedes Unternehmen konzipiert. Wer nur in einem Land tätig ist, einen Tarifvertrag nutzt und über einfache HR- und Payroll-Strukturen verfügt, ist mit einer schlanken Cloud-HR-Lösung häufig besser bedient. Die Stärken von PeopleHub entfalten sich dort, wo Multi-Country Payroll, unterschiedliche Tarifmodelle oder komplexe Zeitwirtschaftsprozesse echten Mehraufwand verursachen.

Ein Go-live per Knopfdruck ist dabei nicht das Ziel. Vor dem Produktivstart stehen eine fundierte Analyse, die individuelle Konfiguration sowie Parallelläufe zur Qualitätssicherung. Zalaris investiert bewusst in diese Projektphase – denn sie bildet die Grundlage dafür, dass die Entgeltabrechnung vom ersten Abrechnungszyklus an zuverlässig, korrekt und revisionssicher funktioniert.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

PeopleHub ist eine cloudbasierte Web-Anwendung (Software as a Service). Eine lokale Installation ist nicht erforderlich, der Zugriff erfolgt über den Browser sowie mobil über Smartphone und Tablet.

Für Unternehmen, die bestehende On-Premise-Systeme nicht sofort ablösen wollen, unterstützt Zalaris Cloud- und Hybrid-Modelle. Zalaris Consulting betreut zusätzlich SAP HCM (On-Premise) inklusive Hosting, Support und Migration in die Cloud.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Ja, PeopleHub ist vollständig mobil nutzbar – geräteunabhängig über Smartphone und Tablet, ohne Funktionsverlust gegenüber der Desktop-Nutzung. Mitarbeitende und Führungskräfte erledigen HR-Aufgaben so jederzeit und von überall.

Mobil verfügbar sind unter anderem:

• • • Entgeltabrechnungen einsehen und herunterladen (ePayslip)
    • Urlaubs- und Abwesenheitsanträge stellen, Salden prüfen
    • Zeitbuchungen erfassen – im Portal oder direkt in Microsoft Teams
    • Persönliche Daten und Dokumente im Mitarbeiterportal pflegen
    • Reisekosten und Spesen einreichen über die My Receipts App mit KI-gestützter Belegerkennung
    • Zugriff auf den KI-HR-Assistenten Zally für Fragen zu Urlaub, Abrechnung und Richtlinien
    • Für Führungskräfte: Anträge genehmigen, Teamdaten einsehen, auf Benachrichtigungen reagieren

Gesonderte App: Für die mobile Belegerfassung steht die My Receipts App bereit. Zeiterfassung und Zally sind zusätzlich in Microsoft Teams eingebettet, sodass Mitarbeitende für viele HR-Self-Services die gewohnte Arbeitsumgebung nicht verlassen.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja. PeopleHub ist als mehrbenutzerfähige Enterprise-Cloud-Plattform für den parallelen Zugriff verteilter Teams über Desktop und Mobile ausgelegt.

Zu beachten ist das Berechtigungskonzept: Der Zugriff wird rollenbasiert gesteuert und vollständig protokolliert (Audit-Logging). Jede Rolle – Mitarbeitende, Führungskraft, HR, Payroll, Controlling – sieht genau die Daten und Funktionen, die für sie freigegeben sind. Alle Personaldaten liegen in einer synchronisierten Plattform, sodass Datensilos zwischen HR, Payroll, Finance und Zeitwirtschaft entfallen und alle Beteiligten auf demselben Datenstand arbeiten.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Als Cloud-HR-Software setzt PeopleHub im Wesentlichen einen aktuellen Webbrowser und eine Internetverbindung voraus. Es sind keine lokalen Installationen oder speziellen Betriebssysteme nötig; der Zugriff ist geräteunabhängig über Desktop, Smartphone und Tablet möglich. Enterprise-Authentifizierungsstandards und Single Sign-on werden standardmäßig unterstützt, sodass sich PeopleHub in bestehende Identity-Landschaften einfügt.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

PeopleHub ist eine cloudbasierte Plattform und setzt für den vollen Funktionsumfang eine Internetverbindung voraus. Ein dedizierter Offline-Modus für die Kernanwendung ist nicht Bestandteil der Lösung – ein bewusster Ansatz, der sicherstellt, dass alle Nutzer stets auf demselben, aktuellen Datenstand arbeiten und HR- sowie Payroll-Daten zentral, konsistent und DSGVO-konform gehalten werden. Für die mobile Belegerfassung in der My Receipts App lassen sich Belege unterwegs erfassen und bei bestehender Verbindung synchronisieren.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Als SaaS-Lösung wird PeopleHub zentral von Zalaris aktualisiert – Kunden spielen keine Updates selbst ein und tragen keinen eigenen Wartungsaufwand.

Besonders relevant für HR und Payroll: Compliance-Updates verantwortet Zalaris. Änderungen an Steuer- und Arbeitsrecht sowie tarifliche Anpassungen werden laufend in der Plattform nachgeführt, sodass Unternehmen auch bei häufigen gesetzlichen Änderungen in über 150 Ländern regelkonform bleiben. Die Payroll-Lösung ist zudem direkt mit lokalen Behörden verknüpft, um eine gesetzeskonforme Berichterstattung sicherzustellen.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Datensicherung und Betrieb liegen vollständig bei Zalaris – Anwender müssen keine eigenen Backups anlegen. Alle Daten werden in der EU gehostet, mit Data-Residency-Optionen nach den Compliance-Anforderungen des Kunden. Regelmäßige Audits nach ISO 27001 (Informationssicherheit) und ISO 9001 (Qualitätsmanagement) prüfen die Wirksamkeit der Kontrollen.

Fachlich steuerbar ist der Datenlebenszyklus: Aufbewahrungs- und Löschrichtlinien lassen sich flexibel konfigurieren, nicht mehr benötigte HR-Daten werden nach Wegfall des Verwendungszwecks automatisch gelöscht.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

PeopleHub ist DSGVO-nativ entwickelt – Datenschutz ist Teil der Architektur, nicht nachträglich ergänzt.

• • • EU-Hosting mit Data-Residency-Optionen
    • Rollenbasierte Zugriffskontrollen mit vollständigem Audit-Logging
    • Enterprise-Authentifizierungsstandards und Single Sign-on standardmäßig
    • ISO 27001 und ISO 9001, regelmäßig auditiert
    • Verschlüsselte Datenübertragung über alle Integrationsstrecken
    • Revisionssichere Dokumentenablage in der digitalen Personalakte
    • Automatisierte Löschroutinen nach Wegfall des Verwendungszwecks

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

PeopleHub verbindet sich über leistungsstarke APIs, vorkonfigurierte Integrationen und flexible Middleware mit bestehenden Systemen – ohne laufende Prozesse zu unterbrechen.

Nutzen: Echtzeit-Synchronisation sichert Datenkonsistenz und minimiert manuelle Fehler. Datensilos zwischen HR, Payroll, Finance und Zeitwirtschaft entfallen. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt und DSGVO-konform.

Weiterführend: https://zalaris.de/managed-services/hr-payroll-loesungen/hr-payroll-integrations

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im HR-Management

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der digitalen Personalakte?
    • Welche Informationen können erfasst werden?
    • Gibt es Versionierung, Zugriffsrechte oder Freigabeprozesse?
    • Wie werden Dokumente verwaltet und revisionssicher gespeichert?
    • Weitere Funktionen im Bereich digitale Personalakte?

PeopleHub bietet eine vollständige digitale Personalakte (eAkte) – papierlos, revisionssicher und datenschutzkonform.

Erfassbare Informationen: Stammdaten, Verträge, Qualifikationen sowie Entgelt-, Zeit-, Abwesenheits- und Benefits-Daten. Da alle Module auf einer Plattform laufen, entsteht eine zentrale Datenquelle für den gesamten Employee Lifecycle, ohne Medienbrüche.

Zugriff und Freigaben: Rollenbasierte Zugriffsrechte, vollständiges Audit-Logging und anpassbare Freigabe-Workflows.

Revisionssichere Speicherung: Aufbewahrungs- und Löschrichtlinien sind flexibel konfigurierbar. Intelligente Datenlebenszyklen löschen Daten nach Ablauf des Verwendungszwecks automatisch – ein wesentlicher Baustein der DSGVO-Compliance.

Weitere Funktionen:

• • • eForms – Formulare erstellen, verteilen, verwalten
    • eProcess – standardisierte Prozessdokumentation
    • Massendatenverarbeitung mit vordefinierten Vorlagen
    • Organisationsmanagement mit Visualisierung von Strukturen
    • Alumni-Portal – Zugriff auf Beschäftigungsdaten auch nach dem Austritt

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Zeiterfassung?
    • Welche Erfassungsmethoden werden unterstützt (manuell, Terminal / Stempeluhr, App, RFID, GPS etc.)?
    • Werden Arbeitszeitregelungen automatisch berücksichtigt (Pausen, Überstunden, Zuschläge, Gleitzeit)?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Zeiterfassung anmerken?

Die Zeiterfassungssoftware von PeopleHub führt Zeitwirtschaft, Abwesenheiten und Einsatzplanung in einer Oberfläche zusammen und übergibt erfasste Zeiten automatisiert an die Entgeltabrechnung.

Erfassungsmethoden:

• • • Kalenderbasiert: Outlook-Termine werden automatisch in Zeitbuchungen umgewandelt. Zalaris sieht hier einen Vorteil gegenüber vergleichbaren Produkten, bei denen Zeiterfassung eine separate Eingabedisziplin bleibt.
    • Direkt in Microsoft Teams – ohne Systemwechsel, was die Nutzung erhöht und fehlende Einträge reduziert
    • Web und mobil über Browser, Smartphone und Tablet
    • Automatisierte Anwesenheitserfassung mit täglicher Kontrolle

Ergänzend lässt sich PeopleHub in bestehende Zeiterfassungssysteme integrieren.

Arbeitszeitregelungen: Überstunden, Urlaub, Abwesenheiten und Zeitguthaben werden automatisch verwaltet und laufend aktualisiert. Länderspezifische Arbeitszeitregelungen und Tarifverträge sind im Standard abgebildet.

Weitere Funktionen: Arbeitszeitplanung und Einsatzpläne, Kontingentübersicht, Krankenstandsanalyse, Zeitberichte sowie die automatische Übergabe an die Payroll.

Weiterführend: https://zalaris.de/managed-services/hr-payroll-loesungen/peoplehub-by-zalaris/zeiterfassungssoftware

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Verwaltung von Abwesenheiten?
    • Welche Arten von Abwesenheiten können erfasst werden (z. B. Urlaub, Krankheit, Elternzeit)?
    • Werden Resturlaubs- und Überstundenstände automatisch berechnet und aktualisiert?
    • Wie erfolgt der Genehmigungs- und Freigabeprozess für Urlaubs- oder Abwesenheitsanträge?
    • Weiteres zum Thema Abwesenheitsverwaltung?

Abwesenheiten sind in PeopleHub vollständig digital abgebildet und mit Zeitwirtschaft und Payroll verzahnt.

Abwesenheitsarten: Urlaub, Krankheit und weitere gesetzliche wie betriebliche Arten. Länderspezifische Vorgaben und Tarifverträge sind integriert, sodass sich auch landesspezifische Abwesenheitsarten wie die deutsche Elternzeit abbilden lassen.

Automatische Berechnung: Ja. Resturlaub, Überstunden und Zeitguthaben werden laufend aktualisiert. Die Kontingentübersicht zeigt Ansprüche jederzeit an; Mitarbeitende fragen Salden alternativ direkt bei Zally ab und stellen den Antrag im selben Dialog.

Genehmigungsprozess: Digitale, anpassbare Workflows. Führungskräfte genehmigen auf jedem Gerät. Intelligente Workflows erkennen Ausnahmen, bevor daraus Fehler werden.

Weiteres: Krankenstandsanalyse über Dashboards sowie die Auswertung kurz- und langfristiger Abwesenheitstrends in People Analytics.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Recruiting und Bewerbermanagement?
    • Unterstützung beim Erstellen, Veröffentlichen und Verbreiten von Stellenanzeigen?
    • Anbindung an Jobportale?
    • Anbindung an Karrierenetzwerke (LinkedIn / Xing)?
    • Gibt es eine Bewerberdatenbank? Falls ja, welche Daten können gespeichert werden?
    • Gibt es automatische Workflows (auto. Eingangsbestätigungen, Absageschreiben, Versand von Dokumenten etc.)
    • Wie flexibel kann der Bewerbungsprozess auf die Unternehmensbedürfnisse angepasst/individualisiert abgebildet werden?
    • Wie wird die Kommunikation mit Bewerbern und Fachabteilungen abgebildet?
    • Weitere Funktionen im Bereich Recruiting?

Recruiting ist Teil der Talentmanagement-Lösung von PeopleHub und deckt den Weg von der Kandidatensuche über die Bewerberauswahl bis zum Angebotsmanagement ab.

• • • Durchgängiger Recruiting-Prozess: Optimierung von der Kandidatensuche bis zum Angebot – für schnellere und fundierte Einstellungsentscheidungen
    • Applicant Tracking: Kandidatendaten werden sicher in einer Bewerberdatenbank verwaltet; der Übergang von der bewerbenden zur beschäftigten Person erfolgt ohne Systembruch und ohne erneute Datenerfassung
    • Nahtloser Übergang ins Onboarding: Kandidatendaten fließen direkt in Onboarding und digitale Personalakte, unter Einhaltung der Compliance-Anforderungen
    • Organisationsmanagement als Grundlage: Visualisierte Organisationsstrukturen unterstützen die Personalbedarfsplanung und Nachfolgeplanung
    • Prädiktive Analysen: People Analytics identifiziert Top-Talente und optimiert den Recruiting-Prozess; Kennzahlen wie Time-to-Hire sind systematisch auswertbar

Detailfragen zu Stellenanzeigen-Multiposting, zur Anbindung an Jobportale und Karrierenetzwerke sowie zu automatisierten Bewerber-Workflows beantwortet Zalaris gern im direkten Gespräch.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Lohn- & Gehaltsabrechnung?
    • Gibt es eine integrierte Lohnabrechnung oder Schnittstellen zu externen Lohnprogrammen?
    • Datenübermittlung aus Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung etc. zur Lohn- & Gehaltsabrechnung?
    • Wie werden variable Vergütungen oder Boni abgebildet?
    • Integration von Benefits, Sachbezügen oder betrieblicher Altersvorsorge?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Lohnabrechnung anmerken?

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist die Kernkompetenz von PeopleHub – von der Berechnung bis zur Auszahlung, mit Payroll-Compliance in über 150 Ländern.

Integriert oder Schnittstelle? Beides. Die Entgeltabrechnung läuft integriert und automatisiert; parallel bestehen Schnittstellen zu externen Lohnprogrammen wie DATEV und zu globalen Payroll-Providern.

Datenübermittlung: Zeiterfassung, Abwesenheiten und Reisekosten liegen auf derselben Plattform und fließen automatisiert in die Abrechnung – ohne manuelle Übergaben. Abweichungsprüfungen erkennen Ausnahmen vorab; Spesen werden vor der Übergabe an die Payroll geprüft.

Zentrale Funktionen:

• • • Payroll Control Center – zentrale Steuerung inklusive Steuer-Compliance
    • ePayslip – digitale Gehaltsabrechnungen, jederzeit verfügbar
    • KI-gestützte Abrechnungserklärungen – verständliche Erläuterungen zu Verdiensten und Abzügen. Zalaris sieht hier einen Vorteil gegenüber vergleichbaren Produkten, bei denen die Erklärung als manuelle HR-Aufgabe zurückbleibt.
    • Pay on Demand – Mitarbeitende bestimmen Zeitpunkt und Frequenz der Auszahlung
    • Integrierte Compliance – direkte Verknüpfung mit lokalen Behörden
    • Payroll Reports zur Nachverfolgung und Optimierung der Abrechnungseffizienz

Variable Vergütung und Boni: Die Compensation-Module bilden Vergütungspläne ab und ermöglichen nachvollziehbare, leistungsorientierte Prämien.

Benefits und Sachbezüge: Das Benefits-Management aktualisiert Leistungen bei Änderungen im Arbeits- oder Lebensumfeld automatisch; länderspezifische Angebote sind gestaltbar. Die Abbildung landesspezifischer Modelle wie der deutschen betrieblichen Altersvorsorge klärt Zalaris im konkreten Kundenkontext.

Ergänzend: Auf Wunsch übernimmt Zalaris die Entgeltabrechnung vollständig als Managed Payroll Service (Payroll Outsourcing).

Weiterführend: https://zalaris.de/managed-services/hr-payroll-loesungen/peoplehub-by-zalaris/payroll-loesung

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei On- & Offboarding?
    • Gibt es automatisierte Checklisten oder Workflows?
    • Wie wird die Integration neuer Mitarbeiter (Einarbeitung, Unterlagen, Schulungen) unterstützt?
    • Wie wird der Austrittsprozess organisiert?
    • Weitere Funktionen im Bereich On-/Offboarding?

Checklisten und Workflows: PeopleHub automatisiert wiederkehrende Aufgaben über anpassbare Workflows. eProcess liefert standardisierte Prozessvorlagen, eForms die zugehörigen Formulare.

Integration neuer Mitarbeitender: Das Onboarding richtet sich an den Geschäftszielen aus und beschleunigt die Eingliederung. Kandidatendaten aus dem Recruiting fließen ohne erneute Erfassung ein. Für Einarbeitung und Schulung steht ein Learning Management mit Mobile Access bereit. Zally beantwortet gerade in der Anfangszeit typische Fragen sofort.

Austrittsprozess: Über dieselben Workflows und die zentrale Personalakte. Automatisierte Datenlebenszyklen löschen Daten nach Wegfall des Verwendungszwecks.

Besonderheit: Das Alumni-Portal gibt ehemaligen Mitarbeitenden weiterhin Zugriff auf ihre Beschäftigungsdaten – das reduziert nachgelagerte Anfragen an HR und ist in vergleichbaren HR-Lösungen selten enthalten.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Personalentwicklung?
    • Digitale Abbildung von Mitarbeitergesprächen, Zielvereinbarungen und Feedback-Prozessen?
    • Gibt es Tools für Kompetenz- oder Potenzialanalysen?
    • Wie können Kompetenzen und Qualifikationen der Mitarbeitenden erfasst und verwaltet werden?
    • Wie wird das Performance-Tracking umgesetzt?
    • Weitere Funktionen im Bereich Personalentwicklung?

Die Talentmanagement-Lösung deckt die Personalentwicklung von der Zielvereinbarung bis zur Nachfolgeplanung ab.

• • • Mitarbeitergespräche und Zielvereinbarungen: digital gesetzt, Zielerreichung laufend überwacht, kontinuierliches Coaching statt reinem Jahresgespräch. Engagement- und Feedback-Tools erfassen zusätzlich Zufriedenheit und DEI-Aspekte.
    • Kompetenz- und Potenzialanalysen: prädiktive Analysen erkennen Fluktuationsrisiken früh; KI-gestützte Handlungsempfehlungen basieren auf den individuellen Workforce-Daten.
    • Kompetenzen und Qualifikationen werden zentral geführt und mit Nachfolgeplanung, Learning und Workforce Management verknüpft.
    • Performance-Tracking gegen messbare Kennzahlen, mit Anbindung an Beförderungs- und Vergütungsentscheidungen.
    • Weiteres: individuelle Lernpfade, Learning Management mit Mobile Access, strategische Nachfolgeplanung.

20. Inwiefern bietet Ihre Software Self-Service-Portale für Mitarbeiter?
    • Welche Funktionen stehen den Mitarbeitenden selbst zur Verfügung (z. B. Zeiteintragungen, Urlaubsanträge, Gehaltsabrechnungen, Dokumente)?
    • Können Vorgesetzte Freigaben oder Feedbacks über das System erteilen?
    • Mobiler Zugang?
    • Rollenbasiertes Berechtigungs-Management?
    • Weitere Funktionen im Bereich Mitarbeiter-Self-Service?

HR Self Services sind ein Kernelement von PeopleHub und entlasten HR-Teams spürbar von administrativen Aufgaben.

Für Mitarbeitende: Gehaltsabrechnungen einsehen, Abwesenheiten verwalten, Zeiten erfassen, persönliche Daten pflegen, Spesen einreichen, Benefits verwalten und Learning-Inhalte aufrufen.

Zally, der KI-HR-Assistent, beantwortet Routineanfragen sofort – Urlaubssalden, Zugriff auf Abrechnungen, Richtlinien – rund um die Uhr, ohne Wartezeit auf Geschäftszeiten. Anträge lassen sich direkt im Dialog stellen. Zalaris sieht hierin einen Vorteil gegenüber klassischen Self-Service-Portalen, in denen Mitarbeitende die passende Funktion erst selbst suchen müssen.

Für Führungskräfte: Anträge genehmigen, Teamdaten einsehen, auf Benachrichtigungen reagieren – auf jedem Gerät. Reise- und Spesenanträge werden mit einem Klick freigegeben. Rollenbasierte Dashboards liefern entscheidungsrelevante Kennzahlen.

Mobiler Zugang: vollständig, ergänzt um die Microsoft-Teams-Integration.

Berechtigungen: rollenbasiert mit vollständigem Audit-Logging.

Ergänzend: 24/7-HR-Helpdesk von Zalaris mit Ticketing und Statusverfolgung.

21. Inwwiefern unterstützt Ihre Software bei Reporting, Controlling & Analytics?
    • Welche Kennzahlen können erhoben werden (z. B. Fluktuation, Fehlzeiten, Headcount)?
    • Können Berichte individuell angepasst oder exportiert werden?
    • Gibt es Funktionen für automatisierte Auswertungen oder Datenvisualisierung?
    • Weitere Funktionen im Bereich HR-Controlling?

Zalaris People Analytics läuft auf Microsoft Power BI und verwandelt HR-, Payroll- und Unternehmensdaten in Visualisierungen und vorausschauende Erkenntnisse für datenbasierte Personalentscheidungen.

Erhebbare Kennzahlen: Fluktuation und Fluktuationsrisiken, Fehlzeiten und Krankheitstrends, Headcount und Strukturkosten, Payroll-Kosten und Steuerverpflichtungen, Vergütungs- und Benefit-Strukturen, Entgeltgleichheit über ein Gender Pay Gap Dashboard, Arbeitszeittrends, Engagement und Time-to-Hire.

Anpassung und Export: Anpassbare Dashboards und individuell konfigurierbare Berichte. Als Power-BI-basierte Lösung fügt sich das HR-Reporting in bestehende Microsoft-Landschaften ein.

Automatisierte Auswertungen:

• • • Datenintegration aus SAP, Workday, Oracle und weiteren Systemen
    • Echtzeit-Visualisierung zentraler Kennzahlen
    • Automatisierte Compliance-Dashboards mit Risikohinweisen
    • KI-gestützte Handlungsempfehlungen

Weiteres: Strategische Personalplanung mit What–if-Analysen – Szenarien simulieren, Auswirkungen auf Struktur und Kosten visualisieren.

Weiterführend: https://zalaris.de/managed-services/hr-payroll-loesungen/peoplehub-by-zalaris/people-analytics-reporting

22. Inwiefern bietet Ihre Software weitere Funktionen für ein besseres HRManagement?
    • Schulungsverwaltung / oder E-Learning-Integration?
    • Reisemanagement?
    • Automatisierte Workflows?
    • Verwaltung von betrieblichen Sozialleistungen?
    • Corporate Benefits?
    • … weitere HR-spezifische Funktionen?

Schulungsverwaltung / E-Learning: Integriertes Learning Management mit Mobile Access und Compliance-Nachweisen.

Reisemanagement: Eine vollständige Reisekosten- und Spesenmanagement-Software ist in PeopleHub enthalten:

• • • Travel Request – Reiseanträge vorab genehmigen
    • KI-OCR-Belegerkennung – Beträge, Daten und Kategorien werden automatisch erfasst
    • My Receipts App – Massen-Upload mehrerer Belege
    • Kreditkartenintegration – automatische Zuordnung von Transaktionen
    • My Carbon Footprint – CO₂-Tracker für Geschäftsreisen

Automatisierte Workflows: Von Payroll-Berechnungen über Abweichungsprüfungen bis zur Genehmigungssteuerung. Intelligente Workflows erkennen Ausnahmen vorab.

Sozialleistungen und Benefits: Automatische Aktualisierung bei Änderungen, länderspezifische Angebote, Analyse in People Analytics.

Weitere: Zally als KI-Assistent, Microsoft-Copilot-Anbindung, Simulationstools, Organisationsmanagement, 24/7-Helpdesk sowie Employer of Record und Transition Management.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

23. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

Zalaris veröffentlicht keine pauschale Preisliste für PeopleHub. Die Preisgestaltung erfolgt individuell, da Umfang und Betriebsmodell stark variieren – von reiner Softwarenutzung (SaaS) über Business Process as a Service (BPaaS) bis zum vollständigen Payroll Outsourcing. Preisrelevant sind Mitarbeitendenzahl, Länderanzahl, gewählte Module und der gewünschte Serviceanteil. Interessierte Unternehmen erhalten über zalaris.de ein individuelles Angebot.

24. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
    • Inhouse oder externer Support?
    • Wartezeiten?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

• • • 24/7 HR-Helpdesk mit Ticketing und Statusverfolgung
    • Inhouse-Support – Software, Services und HR-Expertise aus einer Hand
    • Hypercare nach dem Go-live, laufende Beratung standardmäßig inklusive
    • KI-gestützte Selbsthilfe: Zally beantwortet Routineanfragen sofort, KI-Erläuterungen zu Gehaltsabrechnungen reduzieren Rückfragen – beides entlastet den First-Level-Support

25. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

Der Systemwechsel folgt einer über 300 Implementierungen verfeinerten Methodik in vier Phasen:

• • • Analysieren – Systemlandschaft, Datenstrukturen und Compliance-Anforderungen über alle Länder erfassen
    • Konfigurieren – vorkonfigurierte Ländervorlagen statt Konfiguration auf der grünen Wiese
    • Testen & validieren – Parallelläufe und automatisierter Abgleich sichern die Payroll-Korrektheit
    • Go-live & optimieren – Hypercare nach dem Launch

Typischer Enterprise-Go-live: 10 bis 20 Wochen.

Datenmigration und Wechselservice: Ja. Transition Management ist ein dedizierter Service für den Systemwechsel. Für die Datenübernahme stehen Massen-Uploads mit vordefinierten Vorlagen bereit; vorkonfigurierte APIs und Accelerators verkürzen die Implementierung.

Praxisbeispiele: Marston’s PLC migrierte eine komplexe Payroll- und HR-Landschaft in 10 Monaten – ausgezeichnet mit zwei Awards. Bei Innomotics erfolgte der Rollout in allen Ländern innerhalb von 22 Monaten, im Zeitplan.

26. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?

Die Weiterentwicklung zeigt sich an der Integration aktueller Technologien in die Kernprozesse: KI-Assistenz (Zally), KI-Erläuterungen zu Gehaltsabrechnungen, OCR-Belegerkennung, prädiktive Analysen sowie die Anbindung an Microsoft Teams und Copilot.

Funktionsupdates: Zentral als SaaS. Compliance-Updates für über 150 Länder verantwortet Zalaris.

Nutzerfeedback: Zalaris betreibt die HR- und Payroll-Administration für Kunden selbst. Anforderungen aus dem operativen Betrieb fließen dadurch unmittelbar in die Produktentwicklung ein.

Abschluss-Fragen:

27. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Zu den Kunden von Zalaris zählen unter anderem Unilever, Siemens, Telefónica O2, Roche, Novartis, Total, Continental, Carlsberg, Compass Group, Eurowings, Finnair, Danske Bank, CLAAS, KAEFER und Bitzer sowie öffentliche Auftraggeber wie der Landesbetrieb Straßenbau Nordrhein-Westfalen.

Dokumentierte Erfolgsgeschichten:

• • • Innomotics: Plattformimplementierung, Payroll als Managed Service, Rollout in allen Ländern in 22 Monaten. Die Systeme des Mutterkonzerns wurden abgelöst, lokale Compliance in allen Märkten sichergestellt.
    • Statkraft: Einheitliche Plattform in 19 Ländern, Outsourcing in fünf Ländern. Deutlich reduzierte Gesamtkosten durch Standardisierung, vorbereitet auf künftige Akquisitionen.
    • Danske Bank: Ablösung länderspezifischer Systeme durch eine Cloud-Plattform, einheitliches Betriebsmodell über alle nordischen Länder.
    • Yunex Traffic: Globale HR-Transformation für 24 Länder, ausgezeichnet mit dem SAP Quality Award.
    • Marston’s PLC: Migration in 10 Monaten, 2023 mit zwei Awards ausgezeichnet.
    • Metsä: Payroll-Outsourcing in 28 Ländern.

Typische Rückmeldungen betreffen die Entlastung der HR-Teams, die Verlässlichkeit der Abrechnung über Ländergrenzen hinweg und die Verbindung aus globaler Standardisierung und lokaler Compliance.

28. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

Zalaris ist an der Osloer Börse notiert und zählt zu den von Analysten empfohlenen Anbietern im HR- und Payroll-Bereich, mit Hubs in Europa und im asiatisch-pazifischen Raum.

Belegbare Indikatoren:

• • • Über 300 Plattform-Implementierungen
    • HR- und Payroll-Unterstützung in über 150 Ländern
    • Zertifizierter SAP-Partner mit eigener SAP-HCM-Beratungseinheit
    • ISO 27001 und ISO 9001, regelmäßig auditiert
    • Auszeichnungen: SAP Quality Award (Yunex Traffic), zwei Awards für das Marston’s-Projekt

29. Schlussplädoyer: Für welche Unternehmen bzw. HR-Abteilungen (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

Besonders geeignet für:

• • • Unternehmen mit länderübergreifender Payroll – zentrale Steuerung bei integrierter lokaler Compliance
    • Mittelstand bis internationaler Konzern
    • Regulierte Branchen und öffentlichen Sektor – EU-Hosting, DSGVO-native Architektur, ISO-Zertifizierungen, Gender Pay Gap Dashboard für die EU-Entgelttransparenzrichtlinie
    • Organisationen mit komplexen Zeitmodellen und Tarifstrukturen
    • HR-Abteilungen, die Administration abgeben und strategischer arbeiten wollen
    • Carve-out- und Post-Merger-Szenarien
    • Heterogene Systemlandschaften – PeopleHub ergänzt SAP, Oracle oder Workday, statt sie zwingend abzulösen

Weniger geeignet für:

• • • Kleinstunternehmen mit einem Standort, einem Tarif und ohne Compliance-Komplexität
    • Organisationen, die eine Software am selben Tag produktiv nutzen wollen
    • Unternehmen, die ein einzelnes Spezialtool suchen – der Mehrwert entsteht aus der Integration der Bereiche

Abschließende Bemerkungen

Software plus Betrieb. Der Markt für HR-Software ist gut besetzt, der Markt für Anbieter, die zusätzlich den operativen Payroll-Betrieb verantworten, deutlich weniger. Dort ist Zalaris positioniert: 25 Jahre Expertise, über 150 Länder, mehr als 300 Implementierungen. Unternehmen wählen zwischen SaaS, BPaaS und vollständigem Outsourcing – und können das Modell wechseln, ohne die Plattform zu verlassen.

Zwei Geschäftsfelder. Neben dem Outsourcing-Bereich betreibt Zalaris eine SAP-HCM-Beratungseinheit für die gesamte SuccessFactors-Suite, inklusive Cloud-Migration. Dafür steht PeopleHub powered by SAP SuccessFactors mit erprobten Vorlagen bereit.

KI mit messbarem Effekt. Zally beantwortet Anfragen rund um die Uhr, KI-Erläuterungen senken Rückfragen zur Abrechnung, OCR automatisiert die Spesenerfassung, prädiktive Analysen erkennen Fluktuationsrisiken früh.

Weiterführende Ressourcen:

• • • Success Story (Video): Wie Yunex Traffic SAP SuccessFactors & Zalaris PeopleHub in Rekordzeit einführt – https://www.youtube.com/watch?v=dHI-3g8XBhw
    • Produktseite: https://zalaris.de/managed-services/hr-payroll-loesungen/peoplehub-by-zalaris
    • Integrationen: https://zalaris.de/managed-services/hr-payroll-loesungen/hr-payroll-integrations
    • Kundenreferenzen: https://zalaris.de/resources/customers/customer-stories
    • HR-Glossar: https://zalaris.de/glossar

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