easy hr als HR Software? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit easy hr

Wir haben die EASY SOFTWARE AG über ihre HR-Software easy hr ausgefragt.

Die Antworten der EASY SOFTWARE AG sind in rot markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre HR-Software in 3 Sätzen.

easy hr ist eine umfassende HR-Management-Lösung zur Digitalisierung zentraler Personalprozesse. Der Funktionsumfang umfasst insbesondere die digitale Personalakte, Recruiting, Qualifikations- und Seminarmanagement sowie HR-Kernprozesse. Dank hoher Integrationsfähigkeit, Self Services und flexibler Erweiterbarkeit unterstützt easy hr Unternehmen dabei, ihre HR-Arbeit effizienter, transparenter und compliance-konform zu gestalten.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

Besonders hervorzuheben sind die revisionssichere digitale Personalakte,die enge Integration in bestehende ERP- und HR-Systeme, die SAP-Kompatibilität sowie die starke Verknüpfung mit ECM- und Dokumentenmanagement-Kompetenzen von easy. Unternehmen profitieren von einer zentralen Datenbasis, automatisierten Workflows und hoher Compliance.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

easy hr verfolgt bewusst einen Best-of-Breed-Ansatz. Unternehmen mit dem Wunsch nach einer vollständig integrierten Payroll- und Zeitwirtschaftslösung ohne Drittsysteme, sollten prüfen, ob ergänzende Integrationen erforderlich sind.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

easy hr ist webbasiert nutzbar und kann als Cloud-/Managed-Service-Lösung betrieben werden. Dadurch ist ein ortsunabhängiger Zugriff möglich.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Mitarbeiter und Führungskräfte können über mobile Endgeräte auf Self Services zugreifen. Für zahlreiche HR-Prozesse steht eine mobile Nutzung zur Verfügung.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja. easy hr ist mandanten- und mehrbenutzerfähig. Rollen- und Berechtigungskonzepte stellen den sicheren Parallelbetrieb sicher.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Aktueller Browser und Internetzugang. Durch den webbasierten Ansatz ist die Lösung weitgehend geräteunabhängig.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Ein Offline-Modus wird nicht als Kernfunktion kommuniziert. / Nein.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Die Lösung wird kontinuierlich weiterentwickelt und regelmäßig aktualisiert.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Im Cloud- bzw. Managed-Service-Betrieb erfolgt die Datensicherung über professionelle Infrastruktur- und Backup-Konzepte.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

DSGVO-konforme Verarbeitung, revisionssichere Archivierung, rollenbasierte Berechtigungen, sichere Zugriffssteuerung sowie Compliance-Unterstützung nach GoBD, Rechenzentrum in Europa.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

Anbindungen an SAP, ERP-Systeme, Lohn- und Gehaltslösungen, HR-Systeme, Online-Jobportale und weitere Drittsysteme.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im HR-Management

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der digitalen Personalakte?
    • Welche Informationen können erfasst werden?
    • Gibt es Versionierung, Zugriffsrechte oder Freigabeprozesse?
    • Wie werden Dokumente verwaltet und revisionssicher gespeichert?
    • Weitere Funktionen im Bereich digitale Personalakte?

Zentrale digitale Personalakte mit strukturierter Dokumentenablage, revisionssicherer Archivierung, Zugriffsrechten, Fristenmanagement und schneller Auskunftsfähigkeit.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Zeiterfassung?
    • Welche Erfassungsmethoden werden unterstützt (manuell, Terminal / Stempeluhr, App, RFID, GPS etc.)?
    • Werden Arbeitszeitregelungen automatisch berücksichtigt (Pausen, Überstunden, Zuschläge, Gleitzeit)?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Zeiterfassung anmerken?

Die Zeiterfassung ist nicht der primäre Fokus der Lösung. Vorhandene Zeitwirtschaftssysteme können über Schnittstellen integriert werden.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Verwaltung von Abwesenheiten?
    • Welche Arten von Abwesenheiten können erfasst werden (z. B. Urlaub, Krankheit, Elternzeit)?
    • Werden Resturlaubs- und Überstundenstände automatisch berechnet und aktualisiert?
    • Wie erfolgt der Genehmigungs- und Freigabeprozess für Urlaubs- oder Abwesenheitsanträge?
    • Weiteres zum Thema Abwesenheitsverwaltung?

Abwesenheitsprozesse können digital unterstützt werden. Anträge und Freigaben lassen sich über Workflows und Self Services abbilden.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Recruiting und Bewerbermanagement?
    • Unterstützung beim Erstellen, Veröffentlichen und Verbreiten von Stellenanzeigen?
    • Anbindung an Jobportale?
    • Anbindung an Karrierenetzwerke (LinkedIn / Xing)?
    • Gibt es eine Bewerberdatenbank? Falls ja, welche Daten können gespeichert werden?
    • Gibt es automatische Workflows (auto. Eingangsbestätigungen, Absageschreiben, Versand von Dokumenten etc.)
    • Wie flexibel kann der Bewerbungsprozess auf die Unternehmensbedürfnisse angepasst/individualisiert abgebildet werden?
    • Wie wird die Kommunikation mit Bewerbern und Fachabteilungen abgebildet?
    • Weitere Funktionen im Bereich Recruiting?

Integriertes Ausschreibungs- und Bewerbermanagement mit Bewerberdatenbank, Workflow-Unterstützung, Kommunikation mit Fachabteilungen .

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Lohn- & Gehaltsabrechnung?
    • Gibt es eine integrierte Lohnabrechnung oder Schnittstellen zu externen Lohnprogrammen?
    • Datenübermittlung aus Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung etc. zur Lohn- & Gehaltsabrechnung?
    • Wie werden variable Vergütungen oder Boni abgebildet?
    • Integration von Benefits, Sachbezügen oder betrieblicher Altersvorsorge?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Lohnabrechnung anmerken?

easy hr setzt auf die Integration etablierter Payroll-Lösungen und unterstützt den Datenaustausch mit Lohn- und Gehaltssystemen.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei On- & Offboarding?
    • Gibt es automatisierte Checklisten oder Workflows?
    • Wie wird die Integration neuer Mitarbeiter (Einarbeitung, Unterlagen, Schulungen) unterstützt?
    • Wie wird der Austrittsprozess organisiert?
    • Weitere Funktionen im Bereich On-/Offboarding?

Employee Boarding Management, standardisierte Checklisten, Dokumentenbereitstellung und Automatisierung unterstützen einen professionellen Prozess.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Personalentwicklung?
    • Digitale Abbildung von Mitarbeitergesprächen, Zielvereinbarungen und Feedback-Prozessen?
    • Gibt es Tools für Kompetenz- oder Potenzialanalysen?
    • Wie können Kompetenzen und Qualifikationen der Mitarbeitenden erfasst und verwaltet werden?
    • Wie wird das Performance-Tracking umgesetzt?
    • Weitere Funktionen im Bereich Personalentwicklung?

Qualifikations- und Seminarmanagement ermöglicht die Verwaltung von Kompetenzen, Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen.

20. Inwiefern bietet Ihre Software Self-Service-Portale für Mitarbeiter?
    • Welche Funktionen stehen den Mitarbeitenden selbst zur Verfügung (z. B. Zeiteintragungen, Urlaubsanträge, Gehaltsabrechnungen, Dokumente)?
    • Können Vorgesetzte Freigaben oder Feedbacks über das System erteilen?
    • Mobiler Zugang?
    • Rollenbasiertes Berechtigungs-Management?
    • Weitere Funktionen im Bereich Mitarbeiter-Self-Service?

Mitarbeiterportal und mobile App ermöglichen eigenständige Interaktionen. Führungskräfte können Freigaben und Prozesse digital bearbeiten.

21. Inwwiefern unterstützt Ihre Software bei Reporting, Controlling & Analytics?
    • Welche Kennzahlen können erhoben werden (z. B. Fluktuation, Fehlzeiten, Headcount)?
    • Können Berichte individuell angepasst oder exportiert werden?
    • Gibt es Funktionen für automatisierte Auswertungen oder Datenvisualisierung?
    • Weitere Funktionen im Bereich HR-Controlling?

Flexible Analyse- und Berichtsfunktionen unterstützen datengestützte HR-Entscheidungen.

22. Inwiefern bietet Ihre Software weitere Funktionen für ein besseres HRManagement?
    • Schulungsverwaltung / oder E-Learning-Integration?
    • Reisemanagement?
    • Automatisierte Workflows?
    • Verwaltung von betrieblichen Sozialleistungen?
    • Corporate Benefits?
    • … weitere HR-spezifische Funktionen?

Automatisierte Workflows, Fristenmanagement, Dokumentenvorlagen, Seminarverwaltung und tiefe ECM-Integration.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

23. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

Individuelle Preisgestaltung abhängig von Modulumfang, Nutzeranzahl und Betriebsmodell.

24. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
    • Inhouse oder externer Support?
    • Wartezeiten?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

Support-, Beratungs- und Managed-Services-Leistungen durch easy.

25. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

Produktdemos, Beratung, Integrationsunterstützung und Unterstützung bei Migrationen erleichtern den Einstieg.

26. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?

Kontinuierliche Produktweiterentwicklung unter Berücksichtigung von Kundenfeedback und Marktanforderungen.

Abschluss-Fragen:

27. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Referenzkunden wie Hamm Kliniken, Heinrich Schmidt GmbH & Co. KG, ÖBB, Axel Springer, IHK Würzburg-Schweinfurt oder Feser-Graf berichten von mehr Transparenz, effizienteren Prozessen und weniger Verwaltungsaufwand.

28. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

easy ist Teil der EASY SOFTWARE Gruppe. easy betreut über 5.400 Kunden in mehr als 60 Ländern.

29. Schlussplädoyer: Für welche Unternehmen bzw. HR-Abteilungen (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

Ideal für mittelständische und große Unternehmen, die HR-Prozesse digitalisieren, Compliance-Anforderungen erfüllen und bestehende Systemlandschaften integrieren möchten.