REXX SYSTEMS als HR Software? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit REXX SYSTEMS

Wir haben die Rexx Systems GmbH über ihre HR-Software ausgefragt.

Die Antworten der Rexx Systems GmbH sind in rot markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre HR-Software in 3 Sätzen.

REXX SYSTEMS ist eine modular aufgebaute, integrierte HR-Software-Suite für Recruiting, Personalmanagement, Zeitwirtschaft und Talent Management. Die Lösung deckt den gesamten Employee Lifecycle ab und ist sowohl als Cloud- als auch als On-Premise-Variante verfügbar. REXX SYSTEMS richtet sich vor allem an mittelständische und große Unternehmen mit komplexen HR-Prozessen.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

REXX SYSTEMS bietet eine sehr breite funktionale Abdeckung in einer einzigen Plattform und hebt sich insbesondere durch seine hohe Konfigurierbarkeit, den modularen Aufbau und die Wahlfreiheit zwischen Cloud und On-Premise ab. Im Vergleich zu vielen Wettbewerbern ist die Software stark auf komplexe Organisationsstrukturen, internationale Setups und individuelle HR-Prozesse ausgelegt. Zudem verfügt REXX SYSTEMS über langjährige Erfahrung im Enterprise-Umfeld sowie umfangreiche Workflow-, Rollen- und Rechtekonzepte.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

Aufgrund des großen Funktionsumfangs und der hohen Flexibilität ist die Einführung von REXX SYSTEMS aufwendiger als bei weniger komplexen HR-Tools. Zudem ist keine eigene Lohn- und Gehaltsabrechnung integriert, sondern diese erfolgt über Schnittstellen zu externen Payroll-Systemen. Für sehr kleine Unternehmen kann der Funktionsumfang daher überdimensioniert sein.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

REXX SYSTEMS ist sowohl als webbasierte Cloud-Lösung (SaaS) als auch als On-Premise-Installationssoftware verfügbar. In der Cloud-Variante übernimmt REXX SYSTEMS Hosting, Wartung und Updates, während bei der On-Premise-Version der Betrieb im eigenen Rechenzentrum erfolgt.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Ja, REXX SYSTEMS ist mobil nutzbar. Zusätzlich steht eine mobile App zur Verfügung, über die Mitarbeitende und Führungskräfte u. a. Abwesenheiten beantragen, Zeiten erfassen und Genehmigungen erteilen können. Nicht alle administrativen Konfigurationsfunktionen sind mobil verfügbar.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja, REXX SYSTEMS ist vollständig mandanten- und mehrbenutzerfähig. Die gleichzeitige Nutzung durch viele Anwender ist problemlos möglich. Zugriffsrechte und Rollen steuern exakt, welche Daten und Funktionen sichtbar sind.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Benötigt wird ein aktueller Webbrowser (z. B. Chrome, Edge, Firefox). Die Software ist betriebssystemunabhängig nutzbar (Windows, macOS). Für mobile Nutzung stehen iOS- und Android-Apps zur Verfügung.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Ein vollständiger Offline-Modus ist nicht vorgesehen. Einzelne mobile Funktionen können eingeschränkt offline genutzt werden und synchronisieren sich nach Wiederherstellung der Internetverbindung.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

In der Cloud-Version erfolgen Updates automatisch und regelmäßig. Diese umfassen Funktionsverbesserungen, neue Features sowie Sicherheitsupdates. Bei On-Premise-Installationen werden Updates geplant und manuell eingespielt.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

In der Cloud-Version erfolgen automatische, regelmäßige Backups durch den Anbieter. Bei der On-Premise-Variante können Kunden eigene Backup-Strategien umsetzen. Die Wiederherstellung ist auch für weniger technisch affine Nutzer unterstützt.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

REXX SYSTEMS ist DSGVO-konform und nach ISO 27001 zertifiziert. Daten werden in europäischen Rechenzentren gespeichert, Zugriffe sind rollenbasiert geregelt und umfassend protokolliert.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

Es bestehen u. a. Schnittstellen zu DATEV, ADP, ERP-Systemen, Microsoft 365 sowie offene APIs zur Anbindung weiterer Drittsysteme. Dadurch lassen sich HR-Prozesse nahtlos in bestehende IT-Landschaften integrieren.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im HR-Management

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der digitalen Personalakte?
    • Welche Informationen können erfasst werden?
    • Gibt es Versionierung, Zugriffsrechte oder Freigabeprozesse?
    • Wie werden Dokumente verwaltet und revisionssicher gespeichert?
    • Weitere Funktionen im Bereich digitale Personalakte?

REXX SYSTEMS bietet eine umfassende digitale Personalakte mit strukturierten Stammdaten, Dokumenten, Vertragsinformationen und Historien. Zugriffsrechte, Versionierung und revisionssichere Ablage sind vollständig integriert. Dokumente können automatisiert erstellt, abgelegt und freigegeben werden.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Zeiterfassung?
    • Welche Erfassungsmethoden werden unterstützt (manuell, Terminal / Stempeluhr, App, RFID, GPS etc.)?
    • Werden Arbeitszeitregelungen automatisch berücksichtigt (Pausen, Überstunden, Zuschläge, Gleitzeit)?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Zeiterfassung anmerken?

Unterstützt werden manuelle Erfassung, App-basierte Zeiterfassung sowie die Anbindung externer Terminals. Arbeitszeitmodelle, Pausenregelungen, Überstunden und Zuschläge werden automatisch berücksichtigt.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Verwaltung von Abwesenheiten?
    • Welche Arten von Abwesenheiten können erfasst werden (z. B. Urlaub, Krankheit, Elternzeit)?
    • Werden Resturlaubs- und Überstundenstände automatisch berechnet und aktualisiert?
    • Wie erfolgt der Genehmigungs- und Freigabeprozess für Urlaubs- oder Abwesenheitsanträge?
    • Weiteres zum Thema Abwesenheitsverwaltung?

Erfasst werden u. a. Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub, Elternzeit und Homeoffice. Resturlaube und Überstunden werden automatisch berechnet. Genehmigungsprozesse sind mehrstufig und frei konfigurierbar.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Recruiting und Bewerbermanagement?
    • Unterstützung beim Erstellen, Veröffentlichen und Verbreiten von Stellenanzeigen?
    • Anbindung an Jobportale?
    • Anbindung an Karrierenetzwerke (LinkedIn / Xing)?
    • Gibt es eine Bewerberdatenbank? Falls ja, welche Daten können gespeichert werden?
    • Gibt es automatische Workflows (auto. Eingangsbestätigungen, Absageschreiben, Versand von Dokumenten etc.)
    • Wie flexibel kann der Bewerbungsprozess auf die Unternehmensbedürfnisse angepasst/individualisiert abgebildet werden?
    • Wie wird die Kommunikation mit Bewerbern und Fachabteilungen abgebildet?
    • Weitere Funktionen im Bereich Recruiting?

REXX SYSTEMS bietet ein vollwertiges ATS mit Stellenanzeigen-Management, Multiposting, Bewerberdatenbank, CV-Parsing und automatisierten Workflows. Schnittstellen zu Jobportalen sowie LinkedIn/XING sind vorhanden. Bewerbungsprozesse sind individuell konfigurierbar.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Lohn- & Gehaltsabrechnung?
    • Gibt es eine integrierte Lohnabrechnung oder Schnittstellen zu externen Lohnprogrammen?
    • Datenübermittlung aus Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung etc. zur Lohn- & Gehaltsabrechnung?
    • Wie werden variable Vergütungen oder Boni abgebildet?
    • Integration von Benefits, Sachbezügen oder betrieblicher Altersvorsorge?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Lohnabrechnung anmerken?

Eine eigene Lohnabrechnung ist nicht integriert. Stattdessen bietet REXX SYSTEMS standardisierte Schnittstellen zu externen Payroll-Systemen wie DATEV oder ADP. Zeit- und Abwesenheitsdaten können automatisiert übergeben werden.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei On- & Offboarding?
    • Gibt es automatisierte Checklisten oder Workflows?
    • Wie wird die Integration neuer Mitarbeiter (Einarbeitung, Unterlagen, Schulungen) unterstützt?
    • Wie wird der Austrittsprozess organisiert?
    • Weitere Funktionen im Bereich On-/Offboarding?

On- und Offboarding-Prozesse werden über automatisierte Workflows, Checklisten und Aufgaben unterstützt. Neue Mitarbeitende erhalten strukturierten Zugang zu Dokumenten, Schulungen und Informationen, während Austritte systematisch abgewickelt werden.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Personalentwicklung?
    • Digitale Abbildung von Mitarbeitergesprächen, Zielvereinbarungen und Feedback-Prozessen?
    • Gibt es Tools für Kompetenz- oder Potenzialanalysen?
    • Wie können Kompetenzen und Qualifikationen der Mitarbeitenden erfasst und verwaltet werden?
    • Wie wird das Performance-Tracking umgesetzt?
    • Weitere Funktionen im Bereich Personalentwicklung?

Die Software unterstützt Mitarbeitergespräche, Zielvereinbarungen, Feedbackprozesse, Kompetenzmanagement und Weiterbildungsplanung. Performance-Tracking und Potenzialanalysen sind integriert.

20. Inwiefern bietet Ihre Software Self-Service-Portale für Mitarbeiter?
    • Welche Funktionen stehen den Mitarbeitenden selbst zur Verfügung (z. B. Zeiteintragungen, Urlaubsanträge, Gehaltsabrechnungen, Dokumente)?
    • Können Vorgesetzte Freigaben oder Feedbacks über das System erteilen?
    • Mobiler Zugang?
    • Rollenbasiertes Berechtigungs-Management?
    • Weitere Funktionen im Bereich Mitarbeiter-Self-Service?

Mitarbeitende können persönliche Daten pflegen, Abwesenheiten beantragen, Zeiten erfassen und Dokumente einsehen. Führungskräfte erhalten eigene Self-Service-Funktionen für Freigaben und Feedback. Der Zugriff ist auch mobil möglich.

21. Inwwiefern unterstützt Ihre Software bei Reporting, Controlling & Analytics?
    • Welche Kennzahlen können erhoben werden (z. B. Fluktuation, Fehlzeiten, Headcount)?
    • Können Berichte individuell angepasst oder exportiert werden?
    • Gibt es Funktionen für automatisierte Auswertungen oder Datenvisualisierung?
    • Weitere Funktionen im Bereich HR-Controlling?

REXX SYSTEMS bietet umfangreiche Standardreports sowie individuell konfigurierbare Auswertungen zu Kennzahlen wie Headcount, Fluktuation oder Fehlzeiten. Reports können exportiert und automatisiert erstellt werden.

22. Inwiefern bietet Ihre Software weitere Funktionen für ein besseres HRManagement?
    • Schulungsverwaltung / oder E-Learning-Integration?
    • Reisemanagement?
    • Automatisierte Workflows?
    • Verwaltung von betrieblichen Sozialleistungen?
    • Corporate Benefits?
    • … weitere HR-spezifische Funktionen?

Zusätzlich stehen u. a. Schulungsmanagement, E-Learning-Anbindungen, automatisierte Workflows, Skill-Management und die Verwaltung von Benefits zur Verfügung.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

23. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

Die Preisgestaltung ist modular und abhängig von Nutzerzahl und gebuchten Modulen. Abgerechnet wird in der Regel pro Nutzer und Monat. Einrichtungs- und Beratungsleistungen werden separat angeboten. Mindestlaufzeiten sind vertraglich geregelt.

24. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
    • Inhouse oder externer Support?
    • Wartezeiten?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

Support erfolgt per E-Mail, Telefon und Ticketsystem. Ergänzend stehen Dokumentationen, FAQs und Schulungsangebote zur Verfügung.

25. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

REXX SYSTEMS unterstützt den Wechsel durch Importfunktionen und begleitende Einführungsprojekte. Es werden individuelle Demos und Pilotphasen angeboten.

26. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?

Die Software wird kontinuierlich weiterentwickelt. Regelmäßige Releases erweitern Funktionen und berücksichtigen Kundenfeedback, das aktiv in die Produktentwicklung einfließt.

Abschluss-Fragen:

27. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Kunden schätzen insbesondere die Funktionsbreite, die Flexibilität und die Skalierbarkeit von REXX SYSTEMS. Häufig genannt werden zudem die Prozessstabilität und die Eignung für komplexe HR-Strukturen. Wünsche betreffen vereinzelt eine weitere Vereinfachung der Benutzeroberfläche.

28. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

REXX SYSTEMS ist ein etablierter, führender Anbieter im deutschsprachigen HR-Software-Markt mit starker Präsenz im Mittelstand und Enterprise-Segment. Die Software ist vielfach im Einsatz und regelmäßig in Marktübersichten vertreten.

29. Schlussplädoyer: Für welche Unternehmen bzw. HR-Abteilungen (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

REXX SYSTEMS überzeugt als ganzheitliche HR-Plattform für Organisationen, die langfristig skalierbare und strukturierte HR-Prozesse etablieren möchten. REXX SYSTEMS eignet sich besonders für mittelständische und große Unternehmen mit komplexen HR-Prozessen, internationalen Strukturen und hohem Individualisierungsbedarf.